310 Notebooks stellte das ILW Mainz bisher ständig für seine Auszubildenden bereit. Das bedeutete in Summe: hohe Anschaffungskosten, hohe laufende Lizenz- und Wartungskosten sowie am Nutzungsende wiederum nennenswerte Neuanschaffungskosten. Um das zu ändern hat Andreas Stiebich, IT-Projektmanager des ILW Mainz, ein Sharingkonzept entwickelt.

„Der Aufwand für unseren Notebook-Pool war einfach zu hoch, und ein Teil blieb oft länger ungenutzt. Darum haben wir nach Wegen gesucht, die Zahl der Rechner sinnvoll zu reduzieren und ihre Nutzung ressourcenschonend zu optimieren“, erzählt Andreas Stiebich. 

Das Ergebnis dieses Projekts ist ein Sharingmodell, das auf nur noch 240 Notebooks basiert. Genug, um auch Nutzungsspitzen abzudecken. Statt wie bisher für jeden Ausbildungsraum eine feste Zahl an Laptops vorzuhalten, orientiert sich das Konzept jetzt an der Zahl der Spinde, die für die im Hause anwesenden Auszubildenden bereitgehalten werden. Auf dieser Basis wurde dann ermittelt, wie viele Notebooks die jeweiligen Berufsgruppen tatsächlich benötigen. Heraus kam ein Einsparpotenzial von 70 Geräten.

Auch die Ausleihe und Rückgabe der Notebooks hat Andreas Stiebich optimiert und dafür einen Notebook-Pool an einem zentralen Ort eingerichtet. Die Ausbilder können nun bedarfsgerecht Rechner für ihre Gruppe digital reservieren, vor einer Unterrichtseinheit abholen und am Ende wieder in verschließbaren Fächern deponieren. Vorbild hierfür waren automatische Ausleih- und Rückgabefächer, wie zum Beispiel Bibliotheken sie nutzen. Technisch wird das mittels RIFID-Chips an den Rechnern ermöglicht. 

Um die Ausbilder und Ausbilderinnen bei der Umstellung auf die neue Sharing-Welt zu unterstützen, hat Andreas Stiebich sie in die neue Technik eingewiesen. Inzwischen arbeiten alle damit. „Mancher befürchtete, das neue Konzept sei mit zu viel Aufwand verbunden. Aber das hat sich nicht bewahrheitet, es wird sehr gut angenommen und läuft auch gut“, berichtet Andreas Stiebich.

Ein zentraler IT-Support stellt sicher, dass immer genügend funktionsfähige Geräte verfügbar sind. Fazit: Die Ausbildung lässt sich auch mit rd. 75 % des bisherigen Notebook-Bestands vollumfänglich bewerkstelligen. Das spart nennenswert Kosten, die verfügbaren Geräte werden besser ausgelastet und effizienter genutzt - und schließlich ist das Konzept auch nachhaltig, weil es mit 70 Geräten weniger auskommt und damit wertvolle Ressourcen spart.